Bab 3 : Komunikasi

Pemindahan maklumat drpd seseorang, kump & organisasi (penghantar) kpd seseorang, kump dan organisasi (penerima) yg lain melalui media tertentu

Sbg alat kawalan

-mempunyai kuasa,panduan&tatacara yg perlu dipatuhi

Tujuan sosialisasi

-ahli organisasi dpt berinteraksi antara 1 sama lain

Sbg dorongan

-membantu pengurus jelaskan kpd pekerja ttg tindakan yg perlu dilakukan

Hubungan kerja

-Semua akt formal/tak formal memerlukan interaksi

Membantu proses pengambilan pekerja

-Melibatkan komunikasi dari peringkat awal hingga akhir

Membantu dari segi latihan

-Komunikasi digunakan utk melatih ahli organisasi dari peringkat atasan hingga bawahan

Membantu penilaian prestasi

-Membantu pengurus membuat anggaran ttg pampasan

Penghantar

*individual atau pihak yg memulakan komunikasi

Enkod

*proses menukarkan mesej dlm bentuk yg mudah difahami spt rajah

Saluran

*alat perantaraan yg digunakan utk menyebar maklumat

Dekod

*proses tukarkan maklumat kpd bentuk yg mudah difahami oleh penerima

Penerima

*sasaran individu/pihak yg menerima mesej

Maklum balas

*tindak balas yg dihantar penerima

-perkara yg menganggu proses komunikasi sama ada peringkat penghantar,enkod,saluran,dekod,penerima & maklum balas

Fizikal

*gangguan secara nyata/langsung

Psikologikal

*mempunyai pemikiran & tanggapan yg berbeza

Sosiologikal

*perbezaan dari segi persekitaran, budaya & sosial

Semantik

*perkataan sama yang mempunyai makna yg berbeza

Komunikasi menegak

-pertukaran maklumat dalam peringkat hieraki yg sama ttp dlm jabatan yg berbeza

Komunikasi mendatar

-pertukaran maklumat antara peringkat hieraki yg berbeza dlm jabatan yg sama

Komunikasi melintang

-pertukaran maklumat antara jabatan & peringkat yg berbeza

Komunikasi sehala

•komunikasi yg tidak memerlukan maklum balas drpd penerima

hala

Komunikasi 2 hala

•komunikasi melibatkan maklum balas drpd penerima

Komunikasi lisan

-pengunaan kata/ucapan dri mulut sbg simbol terhadap maklumat y ingin disampaikan

Perbincangan

*berlaku dlm organisasi iaitu dlm kumpulan atau antara kumpulan

Mesyuarat

*komunikasi 2 hala dlm situasi formal

Ucapan

*pengaliran maklumat drpd pemberi kpd audiens

Pembentangan

*komunikasi formal oleh pembentang kpd phk pendengar

Komunikasi bukan lisan

-komunikasi tidak menggunakan percakapan

Visual

*komunikasi menggunakan carta/gambar/graf

Bertulis

*komunikasi melalui simbol bertulis/ perkataan

Bahasa badan

*komunikasi melibatkan pergerakan anggota badan

-tiada had penerimaan

-dalam bentuk rekod boleh disimpan lama

-tiada kawalan terhadap penghantaran mesej

-penerima mungkin akn membuang mesej

Bersemuka

*melibatkan 2 phk atau lebih dlm melakukan proses komunikasi

Telefon

*kaedah komunikasi yg dilakukan di berlainan tempat

Internet

*rangkaian perhubungan tanpa sempadan

Intranet

*sis.perhubungan dlmn sbg 1 rangkaian maklumat dlm organisasi

-satu proses penerimaan maklumat secara mental oleh seseorang individu dlm usaha utk memahami, menterjemah & memberi maklum balas terhadap msj yg diterima secara berkesan

Proses mendengar:

Menerima

*pendengar menggunakan telinga utk menerima maklumat yg disampaikan melalui perkataan

Memahami

*pendengar mentafsir & menganalisis maksud mesej yg diterima

Mengingati

*mesej yg didengar akn disimpan didalam minda pendengar

Menilai

*mesej yg diterima akn dinilai berdasarkan kefahaman

Memberi tindak balas

*memberi tindak balas terhadap mesej

Kemahiran mendengar :

*menumpukan perhatian semasa mendengar

*bersifat sabar semasa mendengar

*tidak prejudis atau tanggapan awal

*cuba memahami mesej

*mengenalpasti isi kandungan penting

*memberi maklum balas

Kaedah mendengar:

•mendengar secara empati & objektif

-proses mendengar dgn memahami, merasai perasaan org yg sampaikan mesej tersebut

•mendengar secara kritikal

-mendengar secara kritis dan cuba memahami

•mendengar secara nonjudgemental

-pendengar yg dengar dgn fikiran yg terbuka

•mendengar secara cetek

-mendengar mesej yang asas sahaja

•mendengar secara mendalam

-mendengar secara terperinci dan beri maklum balas

Teknik mendengar:

*mengulang maksud pembicara

-menyatakan semula apa yg didengari

*meluahkan kefahaman terhadap perasaan pembicara

-pendengar menunjukkan kefahaman terhadap mesej yg disampaikan

*menanya soalan

-bertanya soalan terhadap apa yg berkaitan dengan yg disampaikan

Kemahiran berunding:

-proses libatkan 2 pihak atau lebih utk berbicara bagi mencapai kata sepakat terhadap konflik yg timbul agar dipersetujui kedua pihak

Prinsip perundingan :

•asingkan manusia drpd masalah

-jangan libatkan masalah perunding supaya perundingan tidak terjejas

•tumpuan pada minat bkn kedudukan

-hendaklah mengabaikan faktor kedudukan & pangkat

•jana pelbagai pilihan

-menjana banyak pilihan utk selesaikan masalah

•guna kriteria yg objektif dan boleh terima

-penyelesaian berdasarkan maklumat dan data yg sedia ada

Elemen perundingan

•maklumat

•masa

•kuasa

•etika

•budaya

•personaliti

•aspek sosial

Tahap perundingan :

#intrapersonal

-perundingan yg berlaku pada individu sendiri

#interpersonal

-melibatkan 2 atau lebih

#intrajabatan

-ahli2 dalam jabatan

#interjabatan

-2 atau lebih jabatan

#nasional

-peringkat kebangsaan

#2 hala

-2 buah negara

#serantau

-bbrp buah negara

#antarabangsa

-semua negara

Taktik perundingan

Good guy bad guy

*tindakan berpakat oleh satu pihak untuk mempengaruhi satu pihak lain supaya setuju dgn cadangan pasukan yg berpakat itu

Nibbling(mintak sikit2)

*taktik 1 pihak akan menguasai kepentingan yg dirundingkan dgn cara meminta sedikit demi sedikit slps permintaan dipersetujui

Trial balloon(pancing dgn cadangan)

*memancing perhatian pihak lawan dgn 1 cadangan utk menyelesaikan isu dlm perundingan

Red herring(mengalih perhatian lawan)

*alihkan perhatian pihak lawan dgn kemukakan isu lain dan isu utama pihak lawan akan lupakan

Outrageous behavior(tingkahlaku keterlaluan)

*menganggu emosi pihak lawan dengan tingkahlaku yg keterlaluan

Apparent withdrawl(ingin tarik diri)

*menarik perhatian pihak lawan dengan menyatakan ingin menarik diri

Limited authority(mempunyai kuasa terhad utk membuat keputusan)

*menyatakan pada pihak lawan bahawa perunding hanya ada kuasa terhad dlm membuat keputusan

Peranan & kepentingan

Peranan dalam pengeluaran

*cepatkan proses pengeluaran

*mesin diprogram utk berjalan secara automatik dgn menggunakan sis.computer

Dalam pemasaran

*data diperolehi dgn cepat

*maklumat dpt disebar dgn cpt

Dalam kewangan

*dpt kurangkan kos kewangan

*boleh guna kad kredit/debit

Dalam komunikasi

*dpt tingkatkan sis komunikasi

*dpt digunakan oleh pihak organisasi dan luar

Perbankan

*sediakan perkhidmatan perbankan

Pelaburan

*berurus niaga dgn pasaran saham

Pendidikan

*sis maklumat data pelajar

*guna sis dalam pentadbiran

Kepentingan

Mempercepat urusan perniagaan

*lancarkan dan mudahkan urus niaga

Menyimpan maklumat/data

*dpt akses data dgn cpt

Meningkatkan kualiti/produktiviti

*maksimumkan keluaran minimumkan kos

Memudahkan komunikasi

*mudahkan staf berkomunikasi dlm organisasi

Cara internet luaskan perniagaan

E-dagang

•menjual & membeli barang melalui internet

Proses:

*pelanggan melayari laman web & membuat pertanyaan jika perlu

*pelanggan membuat pesanan & membuat bayaran awal dgn masukan maklumat kad kredit

*peniaga menghantar barang pesanan kpd pelanggan melalui pos atau khidmat kurier

Kelebihan

*pasaran luas

*jimat kos, masa, tenaga

E-perolehan

•pembelian barangan bekalan perniagaan guna internet

Faedah:

*menjimatkan kos

*meningkatkan produktiviti

E-pemasaran

•proses cipta minat terhadap produk/perkhidmatan yg ditawarkan dgn kemudahan internet

Jenis e-pemasaran:

•paparan iklan

•pasaran media sosial

•pasaran emel

Kelebihan

*mudah & berkesan

*beroperasi 24 jam

Kegunaan intranet:

•komunikasi dlmn yg baik

•perkongsian sumber

•perkhidmatan pelanggan yg lbh baik

•pengurangan penggunaan kertas

Peranan ICT dlm pasarkan produk:

•medium pengiklanan

•medium tempahan barang secara online

•menyimpan data pelanggan