Use LEFT and RIGHT arrow keys to navigate between flashcards;
Use UP and DOWN arrow keys to flip the card;
H to show hint;
A reads text to speech;
28 Cards in this Set
- Front
- Back
Wat wordt in het hoofdstuk Informatie en documentatie aangegeven?
|
Op welke wijze informatie beheerd moet worden, teneinde verschillende belangengroepen op verschillende momenten in de tijd efficient en effectief te kunnen informeren.
|
|
Wat is een ondersteunend instrument hierbij?
|
Het opzetten van een projectdossier.
|
|
Wat is de kerncompetentie binnen dit hoofdstuk?
|
De competentie om effectief te kunnen rapporteren en documenteren in een project.
|
|
Informatie.
|
Betekenisvolle gegevens
|
|
Document
|
Een medium met daarin vastgestelde gegevens
|
|
Documentatie
|
Het materiaal waaruit men put.
|
|
Onderscheid data en informatie
|
Informatie bevat kennis die iemand bereikt. Data is een verzameling gegevens, ofwel feitelijkheden.
|
|
Wat is een belangrijke functie van informatiebeheer?
|
De juiste gegevens naar de juiste personen.
|
|
Informatiebeheer heeft tot doel?
|
- snel vinden documenten;
- duidelijk wat de geldige versie is; - documenten worden verstrekt aan diegene die ze nodig heeft - correcte grondslag voor latere reviews en audits. |
|
Informatiebeheer kent de volgende functies:
|
- plannen
- identificeren, registreren en opslaan - goedkeuren, wijzigen en distribueren - statusverantwoording - bewaken en bijsturen |
|
Plannen;
|
Ervoor zorgen dat duidelijk is welke informatie waar en op welke wijze moet worden vastgelegd, en wie welke actie moet uitvoeren om de informatie te beheren
|
|
identificeren, registreren en opslaan.
|
Ervoor zorgen dat alle te beheren informatie eenduidig herkenbaar is, wordt vastgelegd en opgeslagen.
|
|
Goedkeuren, wijzigen en distribueren.
|
Ervoor zorgen dat alle te beheren informatie door de daartoe bevoegde personen wordt goedgekeurd, wordt gewijzigd en dat de informatie aan de juiste personen wordt gedistribueerd.
|
|
Statusverantwoording.
|
Ervoor zorgen dat de oorspronkelijk goedgekeurde versies bewaard blijven en niet worden vernietigd of overschreven.
|
|
Bewaken en bijsturen.
|
Ervoor zorgen dat de afspraken over informatiebeheer worden nagekomen.
|
|
Wat omvat het informatieplan?
|
- welke informatie waar en op welke wijze meot worden opgeslagen
- wie welke acie moet uitvoeren om de informatie te beheren |
|
Wat omvat het informatieplan (technisch):
|
- het informatiesysteem
- de informatieprocedures - de benodigde capaciteit en kosten. |
|
het informatiesysteem specificeert:
|
- welke documenten wel/niet worden opgeslagen;
- (de)centraal opslaan - welke informatie de doc. bevatten; - opmaak en vorm doc.; - de wijze waarop doc. worden geidentificeerd en geregistreerd. |
|
de informatieprocedures specificeren
|
- wie verantwoordelijk is voor :
* identificeren * registreren * opslaan e.d. |
|
Afspraken wie wat doen, kunnen we vastleggen in een?
|
informatie-organisatiematrix (I/O Matrix)
|
|
Wat noteren we in een I/O matrix?
|
Wie welke informatietaken heeft en wie welke informatie ontvangt.
|
|
De I/O matrix is een verbijzondering van?
|
De projectverantwoordelijkhedenmatrix.
|
|
Voor de identificatie van een document is het belangrijk dat hij een unieke code krijgt. Waar moet deze code aan voldoen?
|
- projectcode
- code en soort document - versienummer - status - archiefcode (waar het document is opgeslagen) - datum opstellen document |
|
In projecten onderkennen we meestal een drietal vrijgavenniveaus:
|
- werk projectmedewerker > goedgekeurd door teamleider;
- werk teamleider > goedgekeurd door PM - werk PM > goedgekeurd door OG |
|
Ten minste bij iedere faseovergang moet het informatiebeheer worden geevalueerd en zo nodig bijgesteld:
|
- houdt eenieder zich aan de afspraken?
- vraagt de gewijzigde situatie om nieuwe afspraken? - zijn de huidige afspraken effectief? |
|
Wat is een specialistendocument?
|
Een document dat tijdens het project wordt opgesteld om het eindresultaat te realiseren.
|
|
Wat is een managementdocument?
|
Een document dat tijdens het project wordt opgesteld om de realisatie van het projectresultaat te beheren.
|
|
Wat is een veelgebruikte projectdossierstructuur?
|
- managementdossier
* projectdossier * fasedossiers * kwaliteitsdossier - specialistendossier |